BAAK dan BAUK

 

A. BAAK

1. Tugas Pokok

Kepala BAAK mempunyai tugas mengelola administrasi akademik dan kemahasiswaan, pelayanan administrasi akademik dan kemahasiswaan, pengarsipan surat-surat akademik, data statistik akademik, dan administrasi perencanaan di lingkungan STAI Taruna Surabaya. Kepala BAAK mempunyai tugas mengelola administrasi akademik dan kemahasiswaan, pelayanan administrasi akademik dan kemahasiswaan, pengarsipan surat-surat akademik universitas, data statistik akademik, dan administrasi perencanaan di lingkungan STAI Taruna Surabaya.

2. Fungsi
   • Mengelola layanan mahasiswa baru:
     1. Pendaftaran Mahasiswa Baru serta memproses lebih lanjut.
     2. Melayani administrasi proses daftar ulang mahasiswa baru.
     3. Mengadministrasikan kelengkapan akademik untuk OSPEK.
     4. Mengadministrasikan NPM berdasarkan berkas daftar ulang.
   • Mengelola administrasi akademik, kemahasiswaan, dan perencanaan:
     1. Mengadministrasikan KTM;
     2. Mengelola SIA Akademik;
     3. Memproses penerbitan Ijazah, Transkrip dan SKPI
     4. Memproses ralat dan pengganti Ijazah, dan Transkrip yang hilang/rusak.
     5. Mengelola kelengkapan akademik Wisuda.
   • Mengelola pelayanan administrasi mahasiswa:
     1. Menyiapkan sosialisasi kegiatan akademik;
     2. Melayani pengambilan KTM bedasarkan bukti herregristrasi;
     3. Surat keterangan aktif kuliah;
     4. Surat keterangan alumni;
     5. Surat keterangan status/akreditasi;
     6. Melayani pengambilan dan legalisasi ijazah, transkrip dan SKPI.
   • Pengolahan data statistik :
     1. Mengolah dan menyajikan data statistik akademik secara periodik untuk keperluan kebijakan
     2. Mengolah dan menyajikan data statistik alumni
   • Mengelola :
     1. Pengarsipan berkas PMB;
     2. Pengarsipan berkas daftar ulang;
     3. Pengarsipan surat-surat BAAK;
     4. Pusat pengarsipan surat-surat akademik;
   • Mengusulkan rencana anggaran belanja di lingkungan BAAK kepada Rektor.
   • Menyusun program dan pelaporan secara periodik kepada Rektor.
   • Melaksanakan tugas lain yang diberikan Rektor yang sesuai dengan tugasnya.

 

B. BAUK

1. Tugas Pokok BAUK

BAUK merupakan pelaksana administrasi umum yang mempunyai tugas memberikan pelayanan di bidang persuratan, kepegawaian, perlengkapan, hubungan masyarakat, organisasi, dan tata laksana serta keuangan, meliputi:

1. Menyusun rencana dan program kerja tahunan pada administrasi umum, keuangan dan kepegawaian
2. Menyelenggarakan dan mengoordinasikan kegiatan administrasi umum yang meliputi bidang ketatausahaan, akademik, kepegawaian dan perlengkapan di lingkungan STAI Taruna Surabaya
3. Melaksanakan urusan perlengkapan yang meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, perawatan inventarisasi dan usul penghapusan barang perlengkapan
4. Menyusun konsep instrumen monitoring pelaksanaan kegiatan lembaga berdasarkan ketentuan yang berlaku sebagai bahan masukan atasan
5. Mengurus rapat dinas, upacara resmi dan pertemuan lainnya
6. Memelihara kebersihan, keindahan, dan keamanan kantor gedung/ruang kuliah dan fasilitas umum lainnya
7. Melaksanakan administrasi di bidang keuangan dan kepegawaian di lingkungan STAI Taruna Surabaya
8. Mempersiapkan urusan keuangan yang meliputi penyusunan anggaran, pembangunan, pelaksanaan anggaran dan memonitor pelaksanaan anggaran
9. Mempersiapkan/melaksanakan urusan kepegawaian yang meliputi penyusunan formasi, pengadaan, usul mutasi, pembinaan, dan kesejahteraan pegawai
10. Menyusun laporan kinerja bagian administrasi umum, keuangan, dan kepegawaian sebagai pertanggungjawaban

 

2. Subbag Tata Usaha

Subbag Tata Usaha merupakan unsur BAUK yang bertugas melaksanakan pelayanan teknis dan administratif dalam kegiatan ketatausahaan, meliputi:

1. Menyusun dan menelaah konsep kebijakan teknis di bidang tata usaha
2. Menyusun kegiatan kerja tata usaha sebagai pedoman pelaksanaan tugas
3. Menyusun rencana dan program kerja tata usaha
4. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data ketatausahaan
5. Mempersiapkan bahan penyusunan peraturan dan ketentuan di bidang ketatausahaan
6. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan
7. Menyusun laporan tata usaha sesuai dengan hasil yang dicapai sebagai bahan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas
8. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

 

3. Bagian Kepegawaian

Bagian Kepegawaian merupakan unsur penunjang di bawah BAUK yang membantu wakil  ketua II terkait kepegawaian, meliputi:

1. Menyimpan dan memelihara arsip pegawai
2. Menggunakan, mengadministrasikan, dan menyimpan semua peraturan dan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan kepegawaian
3. Menyusun program kerja tahunan
4. Menetapkan kebijakan audit internal bidang nonakademik
5. Menjaga integritas dan obyektivitas serta bertindak secara profesional seperti dipersyaratkan dalam standar profesi audit internal
6. Melaksanakan audit internal terhadap pengelolaan pendidikan bidang non akademik
7. Mengambil kesimpulan atas hasil audit internal
8. Melaksanakan audit internal seluruh unit utama dan unit lainnya dilingkungan stkip bina bangsa getsempena terutama dalam bidang nonakademik
9. Melaporkan hasil audit internal kepada ketua
10. Mengajukan saran dan pertimbangan mengenai perbaikan pengelolaan kegiatan nonakademik kepada ketua atas dasar hasil audit internal.